在实际操作中，一般企业还是存在一些管理漏洞，如年底盘点时，仓库帐目与实际库存量不符，有的甚至不能查明原因，连仓库管理员自己都不清楚。
这些问题的产生，有的是因为管理方面的漏洞，有的则是管理人员缺少系统方面的观念意识，没有善用系统，辅助对仓库加强管理。
本文将通过一些实操案例，揭示如何通过ERP系统对仓库进行限时性设定，从而最大程度上保障企业库存的准确性与安全性。
虚拟库存的设定
企业在生产管理中，有时候需要委外加工。如有个订单，企业若自己生产的话，无法满足客户的交期。所以，就把这张订单委托给外面的加工商进行生产。加工商根据企业给的加工任务，到企业领取原材料。
但是，因为这个加工商在企业内部，那企业要如何管理这些因委外生产的材料而发出去的物料呢?
在手工管理中，主要存在如下问题：
1、委外的材料，企业无法有效进行追踪。仓库只把材料发出去就算了，没有后续的追踪。当加工商把委外生产的产品入库时，仓库管理人员对剩余的材料也不做处理，即使有多的材料，其也不向加工商索取。
2、有时候，企业会把有些常用的原材料，如PVC料、包装袋等常规材料，多发给加工商，而不是根据生产的需用量来发料。对于这些材料如何追踪与管理，是一个非常头疼的问题。
在ERP管理中，我们可以把加工厂当作是企业的一个仓库，发给加工商的材料，都当做材料的移库，即把原材料从企业的原材料仓库移到加工商仓库，当成品入库时，再利用“自动扣料”等功能，把材料从加工商仓库扣除。
如此，企业要求对方生产多少，对方完工多少，就扣多少的材料。这么控制后，即使企业多发材料给加工商，也没有关系。可以通过查询加工商仓库，就可以知道加工商那边还有多少材料，无论是时候追踪，还是发料扣减，都非常的方便。
禁止负数出库
利用以前一些简单的进销存系统，有时候会有一个奇怪的现象。如有时候会发现，系统的帐上，仓库物料库存数量竟然会是负数，这与实际明显不符。物料最多用完，数量为零，怎么会出现负数呢?出现负数，则说明库存的帐目与实际肯定不符。这是一个明显的错误。
在ERP系统中，加入了这一控制，即不允许负数出库。这可以督促用户，及时输入单据。
在实际管理中，可能会出现这一问题。如供应商上午10点送来材料，在材料还没入库点收，生产人员为了赶交期，就跟仓库人员在门口“抢”材料，直接把原材料拉到了车间生产线上，进行生产。而仓库人员会以材料没有入库为借口，不入入库单;而车间人员事后补领料单领料。入库没入，直接领料，库存数量就会出现负数。有了仓库不能负数出库的限制，则在ERP系统帐上没有材料的数量时，领料单无法审核，领料人员也就领不出材料了。
这个限制，就有利于用户遇到一些特殊情况，如急单的情况，发现问题就处理一个问题，而不会相互的推委，最后，导致问题一大堆。
入出库单，必须有来源单据
在ERP系统中，可以做此限制，任何涉及到入库、出库的东西，都必须要有原始单据。如供应商在入库时，必须要有采购单，没有采购单，入库单就无法审核，无法打印，即使供应商把材料放在企业，供应商也没有单据可以向企业催款;没有领料单，仓库也不可能直接把货发给车间，因为如此做的话，必然会导致帐实不符，到时候，仓库管理员要承担这个责任的，其很可能会因此丢了这个饭碗，所以，仓库管理员不会卖这个人情。
除了控制外，还有利于事后稽核。企业管理人员只要一查系统，不用几秒时间，就可以查到哪些出库动作没有原始单据。这比企业一张张的去查询出货单、入库单，要方便的多。企业甚至可以做到，每天稽核一次，也不需要花费用户多少时间。
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